Dane osobowe - Partnerzy
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych
(osoba reprezentująca partnera, pracownicy partnera, których dane są przetwarzane w związku ze współpracą z fundacją)
1. Administrator danych
Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia 2016/679 o ochronie danych osobowych (RODO) jest Fundacja Czerwone Noski Klown w Szpitalu, ul. Staniewicka 14 lok. 101, 03-310 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS: 0000428469 („Fundacja” lub „Administrator”).
Wszelką korespondencję dotyczącą przetwarzania Państwa danych osobowych przez Fundację należy kierować pisemnie na adres pocztowy: Staniewicka 14 lok. 101, 03-310 Warszawa lub pocztą elektroniczną na adres: daneosobowe@czerwonenoski.pl. Fundacja wyznaczyła inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować pod wyżej podanym adresem poczty elektronicznej.
Niniejsza informacja o przetwarzaniu danych osobowych znajduje zastosowanie do przetwarzania przez Fundcację danych osobowych:
a) Osób Reprezentujących partnerów oraz kontrahentów Fundacji – tj. osób fizycznych działających jako reprezentant lub pełnomocnik kontrahenta lub partnera przy zawieraniu umowy z Fundacją (np. umowy o usługi lub umowy o współpracę, umowy o realizację wspólnych projektów w ramach działań statutowych Fundacji itp.), wskazanych w treści tej umowy lub wskazanej przez kontrahenta lub partnera w związku z wykonywaniem takiej umowy;
b) Osób Kontaktowych – tj. osób (pracowników lub współpracowników) wskazanych przez kontrahenta lub partnera Fundacji do kontaktu w związku z realizacją umowy zawartej z Fundacją lub w związku z realizacją wspólnego przedsięwzięcia bądź projektu z Fundacją w ramach jej działań statutowych.
2. Cel i podstawy przetwarzania danych osobowych
Fundacja będzie przetwarzać Państwa dane osobowe w poniższych celach, w oparciu o niżej zidentyfikowane podstawy prawne:
- Cel: Zawarcie i wykonanie umowy pomiędzy Fundacją a podmiotem, w imieniu którego Państwo działacie jako Osoba Reprezentująca lub Osoba Kontaktowa
Podstawa prawna: Prawnie usprawiedliwiony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Jak każdy podmiot zawierający umowy cywilne i handlowe musimy mieć pewność, iż nasi kontrahenci i partnerzy reprezentowani są przez osoby uprawnione do ich reprezentacji wobec osób trzecich, by umowa którą zawieramy była wiążąca dla obu stron. W tym celu możemy weryfikować na podstawie udostępnionych nam przez kontrahenta lub partnera dane Osób Reprezentujących i Osób Kontaktowych z informacjami dostępnymi w publicznie dostępnych rejestrach takich jak np. Krajowy Rejestr Sądowy
- Cel: Realizacja obowiązków Fundacji wynikających z przepisów prawa
Podstawa prawna: Obowiązek prawny Administratora (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
Obowiązki takie wynikają z przepisów prawa, w tym: przepisów prawa wspólnotowego (prawa Unii Europejskiej) lub prawa polskiego. Są to w szczególności obowiązki wynikające z: prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości lub archiwizacji, lub przepisów, które dotyczą przeciwdziałania czynom zabronionym przez prawo lub nakładających obowiązki w celu zachowania bezpieczeństwa transakcji wykonując w tym zakresie obowiązki identyfikacji i weryfikacji lub oceny i monitorowania stosunków gospodarczych (np. wynikają one z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), wykonanie obowiązków sprawozdawczych określonych w przepisach dotyczących działalności fundacji.
- Cel: Ustalenie, dochodzenie ewentualnych roszczeń lub obrona przed roszczeniami przez Fundacji
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Możemy przetwarzać Państwa dane osobowe na potrzeby zabezpieczenia informacji na wypadek konieczności wykazania faktów w przypadku podnoszonych przeciwko nam przez kontrahenta lub partnera lub przez nas w stosunku do takiego podmiotu roszczeń związanych ze współpracą pomiędzy naszą Fundacją a podmiotem, który Państwo reprezentujecie lub z ramienia którego Państwo się z nami kontaktowaliście.
- Cel: Zarządzanie dostępem i bezpieczeństwem
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników/współpracowników Fundacji, zapewnienie Państwu dostępu do biura Fundacji na potrzeby spotkań z naszym personelem, ochrona mienia lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Fundację na szkodę, w tym za pomocą monitoringu wizyjnego.
- Cel: Ochrona Państwa żywotnych interesów
Podstawa prawna: Ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. d RODO)
Przetwarzanie Państwa danych osobowych może okazać się konieczne, aby ochronić Państwa żywotne interesy – na przykład, gdy nastąpi nagła sytuacja medyczna na terenie naszego biura.
- Cel: Archiwizacja dokumentów
Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)
W przypadkach innych niż wynikające z przepisów prawa, na potrzeby zabezpieczenia informacji na wypadek konieczności wykazania faktów w przypadku podnoszonych przeciwko nam lub przez nas roszczeń.
3. Kategorie przetwarzanych danych
Zakres przetwarzanych danych obejmować będzie następujące kategorie:
a) dane identyfikacyjne (np. imię i nazwisko, NIP, PESEL, miejsce pracy, zajmowane stanowisko),
b) dane kontaktowe (np. służbowy numer telefonu, adres e-mail),
c) inne dane przekazane w związku z zawarciem lub wykonywaniem umowy zawartej przez Fundację z podmiotem, w imieniu którego Państwo działają lub współpracą takiego podmiotu z naszą Fundacją.
4. Odbiorcy danych osobowych
Z uwagi na globalny charakter naszej działalności Fundacja może udostępnić pewne Państwa dane osobowe innym członkom sieci fundacji i stowarzyszeń Red Noses International na potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości z działalności naszej Fundacji. Więcej informacji na temat organizacji Red Noses International mogą Państwo uzyskać na stronie internetowej pod adresem: https://www.rednoses.org/.
Ponadto, możemy udostępnić Państwa dane osobowe podmiotom trzecim, w tym:
a) dostawcom, którym powierzamy wykonywanie pewnych usług wsparcia, takich jak przetwarzanie tekstów, tłumaczenie, powielanie dokumentów, korekta tekstów;
b) dostawcom usług informatycznych dla Fundacji;
c) osobom trzecim zaangażowanym w związku z prowadzeniem lub organizowaniem wspólnych przedsięwzięć pomiędzy Fundacją a podmiotem, w imieniu którego Państwo działacie.
W razie potrzeby, o ile będziemy do tego zobowiązani na podstawie przepisów prawa, Państwa dane osobowe możemy również udostępnić organom państwowym, sądom, trybunałom, agencjom rządowym i organom ścigania. Choć jest to mało prawdopodobne, możemy być również zobowiązani do ujawnienia Państwa danych osobowych w celu spełnienia obowiązków prawnych lub regulacyjnych. Dołożymy wszelkich racjonalnych starań, aby uprzedzić Państwa o takich okolicznościach, chyba że nie będziemy mogli tego uczynić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Jeśli w przyszłości Fundacja dokona reorganizacji lub przeniesienia całości lub części prowadzonej działalności, wówczas może być zmuszony do przeniesienia Państwa danych do nowych podmiotów z sieci Red Noses International lub osób trzecich, za pośrednictwem których prowadzona będzie działalność Fundacji.
5. Transfer danych do Państw trzecich
Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać głównie na terenie Polski. Korzystanie z niektórych rozwiązań informatycznych przez naszą Fundację może się jednak wiązać z koniecznością przetwarzania Państwa danych osobowych w krajach, w których przepisy dotyczące ochrony danych osobowych mogą nie być równorzędne lub nie zapewniać tak wysokiego poziomu ochrony, jak w przypadku przepisów w Państwa kraju zamieszkania. Państwa dane osobowe mogą być przesyłane z państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) poza EOG.
W każdym przypadku gdy przekazanie Państwa danych osobowych do państwa poza EOG, które nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, okaże się konieczne, wdrożymy odpowiednie środki, aby zapewnić, że Państwa dane osobowe będą chronione i bezpieczne w ramach ich przesłania poza Państwa kraj zamieszkania, zgodnie z właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych i prywatności. Środki te obejmują zawarcie umów w sprawie przesyłania danych zawierających standardowe klauzule umowne dotyczące ochrony danych osobowych (wzór umowy w sprawie przesyłania danych osobowych zatwierdzony uprzednio przez Komisję Europejską jako zapewniający wystarczające zabezpieczenie danych osobowych dostępny jest na stronie internetowej pod adresem https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914).
6. Źródło danych osobowych
W przypadku Osób Reprezentujących, dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa jako reprezentanta kontrahenta w ramach umowy lub umów łączących go z Fundacją, z publicznie dostępnych rejestrów (takich jak CEIDG, KRS) lub od osób, które w imieniu Państwa organizacji negocjowały treść umowy z Fundacją lub nawiązały z Fundacją współpracę.
W przypadku Osób Kontaktowych, dane osobowe zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa, od podmiotu, w którym jesteście Państwo zatrudnieni lub z którym współpracujecie lub od osób, które w imieniu Państwa organizacji negocjowały treść umowy z Fundacją.
Podanie Państwa danych osobowych jest warunkiem niezbędnym do zawarcia umowy przez Państwa organizację z Fundacją i jej wykonywania lub nawiązania współpracy z Fundacją przez ten podmiot. Ich niepodanie skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy lub nawiązaniem współpracy, jej należytego wykonywania lub podejmowania działań w związku z jej realizacją.
7. Okres retencji
Państwa dane osobowe będziemy przetwarzać tylko tak długo jak będzie to konieczne i w zakresie niezbędnym do realizacji celów wskazanych w punkcie 2 powyżej, a w przypadku zgłoszenia przez Państwa sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w oparciu o usprawiedliwiony interes Administratora na podstawie art. 21 ust. 1 RODO w oparciu o Państwa szczególną sytuację, do czasu jego zgłoszenia, chyba że będą istniały ważne prawnie uzasadnione podstawy do dalszego ich przetwarzania, o czym Państwa niezwłocznie poinformujemy.
8. Państwa prawa w zakresie ochrony danych osobowych
Posiadają Państwo prawo do:
a) na podstawie art. 15 RODO – do dostępu do Państwa danych osobowych, które Fundacja przetwarza (tzn. możecie się Państwo dowiedzieć czy Fundacja przetwarza Państwa dane osobowe, a jeśli tak, żądania podania informacji jakie to są dane, w jakich celach i w jaki sposób są przetwarzane);
b) na podstawie art. 16 RODO – do żądania sprostowania Państwa danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych;
c) do żądania usunięcia Państwa danych osobowych w sytuacjach, o których mowa w art. 17 RODO (np. dane nie są już niezbędne dla celów w jakich były przetwarzane, wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych, o ile nie ma innych podstaw prawnych do ich przetwarzania, przetwarzanie danych niezgodnie z prawem);
d) do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, w sytuacjach o których mowa w art. 18 RODO;
e) do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
f) do wniesienia w dowolnym momencie na podstawie art. 21 ust. 1 RODO sprzeciwu co do przetwarzania Państwa danych osobowych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora (tj. w oparciu o art. 6 ust. 1 pkt f RODO) z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją;
g) do wniesienia skargi do organu nadzoru, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Fundację w ww. zakresie narusza przepisy RODO lub przepisy krajowe. Organem właściwym w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa, fax: fax. 22 531 03 01, Infolinia: 606-950-000.
Wszystkie prawa wskazane w punktach (a) – (f) powyżej możecie Państwo wykonać kontaktując się z Fundacją:
- mailowo – kierując swoje żądanie na adres daneosobowe@czerwonenoski.pl;
- listownie – wysyłając korespondencję na adres siedziby Fundacji wskazany w punkcie 1 powyżej.
